Har du ikke været vant til at sende sneglepost og stresse ud om den enkle handling at adressere en konvolut? Det er hvad der sker, når du ikke har gjort det i et stykke tid, men lad det ikke stoppe dig fra at lægge en pen til papir og sende noget, der kræver et frimærke.
Det er vigtigt at sætte den tilsigtede modtagerens og afsenderens adresser i de korrekte pletter på konvolutten.
Uanset om du laver forretning gennem postvæsenet eller sender nogen et kærlighedsbrev , skal du kende den rigtige måde at adressere konvolutten på.
Nogle gange er du forpligtet til at sende hardcopy business korrespondance via mailen. Mens du sender beskeder og takker notater via e-mail er blevet acceptabelt, er det endnu bedre at sende en håndskrevet note.
Enkle trin
I nogle tilfælde er det fint at sende email , men der er lejligheder, hvor du vil bruge en gammeldags korrespondance. Uanset om du sender en invitation , tak notat eller brev, skal du medtage nogle grundlæggende oplysninger om konvolutten for at sikre, at den når sin destination rettidigt.
Det er ikke svært at adressere en konvolut, hvis du forstår nogle af de grundlæggende. USPS skal kende destinationen, og hvor posten kommer fra, hvis der er et problem med levering.
Formålet med at have retningslinjer for adressering af konvolutten er at gøre postarbejdernes job lettere ved levering af posten. Hvis du bliver for kreativ, sænker du transportøren ned og kan endda risikere at få dit brev til at gå til den forkerte adresse.
Gem venligst din kreativitet for hvad der er inde for USPS skyld.
Sørg også for at skrive klart for at gøre adressen nem at læse. Brug af kursiv eller kursiv skrift kan lægge belastning på luftfartøjets øjne.
Generelle retningslinjer for US Mail
Det meste af tiden kan du falde tilbage på de generelle regler for adressering af din konvolut, uanset om du sender et forretningsbrev eller en taknotat .
I øverste venstre hjørne skal du bruge afsenderens navn på den øverste linje, gadenavn eller postkassen på anden linje og byen, staten og zip på den tredje linje.
I midten af konvolutten sætter du navnet på den tilsigtede modtager på den øverste linje, hans eller hendes adresse på den næste linje, og byen, staten og zip på den tredje linje - præcis, hvordan du vil skrive afsenderens oplysninger . Du kan dog have brug for en ekstra linje for navnet på firmaet eller enheden af adressen, f.eks. Et lejligheds- eller suite nummer.
Du vil gerne tilføje titler som "Dr." eller "Ms" hvis du ved, at modtageren foretrækker at blive behandlet som sådan. Du bør også gøre dette, når du sender til en ældre person eller en person, der er i stand til at vise respekt.
I nogle tilfælde, som når en kvinde bor alene, foretrækker folk ikke at have deres fulde fornavne på ydersiden af en konvolut. Du kan bruge en initial, som "M. Peabody." Dette gør navnet mindre kønsspecifik og kan give personen en mere sikker følelse af anonymitet.
Hvis modtageren midlertidigt opholder sig i en andens hjem eller du er bekymret for, at USPS muligvis ikke leverer posten med et ukendt navn, kan du tilføje en note under modtagerens navn, så det er i brug for en person, der bor på denne adresse.
For eksempel kan du bruge "C / O John Smith" på linjen under "Mildred Thomas."
Forretningsbrev Regler
Når du sender et forretningsbrev, skal du opretholde en professionel etikette gennem hele processen. Start med de generelle retningslinjer og tilføj et par flere oplysninger.
Efter modtagerens navn tilføjes hans eller hendes stilling, som "Marketing Director." Prøv at gøre dette på samme linje som navnet, men hvis der ikke er plads nok, kan du flytte titlen ned til næste linje.
Under det tilføjes firmaets navn, efterfulgt af adressen som angivet i de generelle retningslinjer ovenfor. Hvis du er usikker på modtagerens navn, kan du skrive "Attn: Marketing Director."
Mail til oversøiske militære installationer
Når du sender et brev til en person i det militære stationeret i udlandet, skal du bruge de samme generelle retningslinjer med et par tilføjelser.
Du vil gerne tilføje modtagerens rang og fulde navn. Enheden eller skvadron nummeret skal gå på anden linje.
Den næste linje skal indeholde APO eller FPO, alt efter hvor personen er stationeret efterfulgt af forkortelsen af regionen. Den sidste linje skal indeholde landets navn eller forkortelse i hætter. Tilføj altid hele postnummeret for at sikre, at det når den ønskede destination.
Adressebestemmelser for afsendelse til andre lande
De generelle regler for adressering af en kuvert til europæiske eller andre oversøiske destinationer er ens. Start med modtagerens navn og titel på første linje efterfulgt af gadenavn på den anden, by, provins og stat med postnummer på næste linje. Den sidste linje skal have navnet på landet i alle hætter. Under din returadresse skal du inkludere "USA"