Betydningen af ​​korrekt e-mail-etikette

Har du nogensinde modtaget e-mail, som efterlod dig at undre sig over den person, der sendte det? Eller værre, har du nogensinde sendt en email, som du senere beklagede?

At være på den modtagende ende af en dårlig email kan lade dig ryste på hovedet og forsøge at finde ud af, hvad i verden den anden person tænkte. At være den, der sendte det, kan ødelægge en ellers god dag, og det kan få negative konsekvenser senere.

Hastigheden af ​​at zippe en e-mail har gjort det til den foretrukne kommunikationsmetode. Uanset om du sender en personlig e-mail eller e-mail, er det vigtigt at forhindre fejlkommunikation eller hårde følelser.

Følg den gyldne regel ved at behandle modtageren som du ønsker at blive behandlet. Inden du klikker på "send" på en e-mail, tager du et øjeblik og giver det en ekstra gennemlæsning. Effektiv brug af e-mail kan give dig et positivt lys med din vejleder og kan endda give dig en fordel, når det er tid til en kampagne .

• 01 af 10

  Antag ikke privatlivets fred

  Husk, at din virksomhed og din personlige email muligvis ikke er private. Din virksomhed har ret til at læse noget sendt fra kontoret, så skriv aldrig og send personlige eller meget følsomme oplysninger fra arbejde. Personlig e-mail fra hjemmet kan videresendes, så skriv ikke noget skriftligt, der kan forårsage et problem, hvis det når den forkerte person.

• 02 af 10

  Hold dig væk fra offensive kommentarer

  Undgå støtende kommentarer i din email. Dette omfatter racistiske, sexistiske eller negative bemærkninger om en anden person eller virksomhed. Hvis du modtager en offensiv email, skal du ikke svare eller videresende den til nogen. Brug aldrig e-mail til at sige noget, der kan misforstås til din chef .

• 03 af 10

  Skrig ikke

  Husk, at når du skriver i alle kasketter, kommer din e-mail på tværs af som at råbe. Nogle mennesker tror det gør deres besked lettere at læse, men det er ikke tilfældet. Brug en skrifttype, der er let på øjnene, når du læser i standardcase.

• 04 af 10

  Rediger dine beskeder

  Rediger dine e-mails, før du sender dem. Brug stavekontrol og gå over alle e-mails for at sikre, at du har ordentlig grammatik. Du vil altid præsentere dig selv som en professionel i korrespondance. Tjek personlig e-mail, når du er færdig med at skrive det for at sikre, at det bliver din tilsigtede punkt på tværs af. At droppe et enkelt ord kan ændre betydningen af ​​en sætning.

• 05 af 10

  Svar med forsigtighed

  Kend den rigtige måde at svare på e-mails, du modtager. Vær opmærksom på afsenderen og de andre i felterne "til" og "cc". Svar så hurtigt som muligt snarere end lad din "gemte" mappe blive for rod.

  Undgå trangen til at ramme "svar alle" før du ser for at se, hvem der er angivet i overskriften. Dit svar kan forvirre andre på listen, eller du kan ophøre med at sende unødvendige oplysninger til personer, du ikke kender. Den eneste gang du skal klikke på "svar alle" er, hvis du er sikker på, at alle har brug for de oplysninger, du sender.

• 06 af 10

  Bekendtgør dig med e-mail-værktøjer

  Kend værktøjerne og typerne af e-mail. Dette omfatter "til", "cc", "bcc" og emnelinjer. Hovedmodtageren skal være i "til" -feltet. Når du skal kopiere nogen, vil du normalt tilføje personen til feltet "cc" eller carbon copy. Hvis nogen skal kopieres uden de andre på listen, der modtager hans eller hendes e-mail, skal du bruge "bcc" eller blind carbon copy. Kopiere kun personer, der har brug for at kende de oplysninger, du sender.

  Forsend aldrig kæde e-mails. Disse kan blive besværlige og tilstoppe folks e-mailkasser til irritationsstedet . Du ønsker ikke at blive den person, der videresender meddelelser, der måske eller måske ikke er sandt.

  Du skal altid udfylde emnelinjen for en forretningsrelateret email, og det foretrækkes i personlig e-mail. Hold emnelinjen så kort som muligt og kun ét emne pr. Post.

• 07 af 10

  Hold det kort

  De fleste foretrækker korte e-mails frem for lange, ordrige meddelelser. Hvis det er muligt, angiv dit punkt i et par sætninger. For en længere besked startes med et indledende afsnit, der giver folk kendskab til det grundlæggende. Hvis du har mere end ét emne, skal du dele din besked i mere end en mailing, med et emne pr. E-mail.

• 08 af 10

  Se din tone

  Oprethold en positiv tone i din e-mail-kommunikation. Husk på, at snarky bemærkninger kan komme på tværs som mere spændende end sjovt. Gem den sarkastiske humor til talekommunikation, så andre kan høre tonen i din stemme. Dette inkluderer også vrede. Du bør altid undgå at sende vrede e-mails, eller du kan risikere at krænke nogen, du arbejder med eller plejer.

• 09 af 10

  Brug prioriterede flag med skøn

  Hvis du har et højt prioriteret flag, skal du kun bruge det, når det er nødvendigt. Hvis du bruger det for meget, vil det i sidste ende få den modsatte virkning, du vil have, og sende dine e-mails til bunden af ​​prioriteringslisten for modtagerne.

• 10 af 10

  Skriv dit navn

  Glem ikke at underskrive dine e-mails. Modtagerne kan blive irriteret, hvis de skal rulle op og finde ud af, hvem der sendte dem beskeden. Hvis du forventer et svar pr. Telefon, skal du sørge for at medtage nummeret, selvom du ved, at personen har den på filen. Formålet med e-mail er at spare tid, og at skulle stoppe, hvad han eller hun gør, vil bremse tingene ned. Hvis du har en signaturlinje, skal du holde den opdateret med den rigtige email-adresse og telefonnumre.