Sende e-mails, der kommunikerer godt
Email er en af de primære måder, folk sender skriftlig kommunikation nu, og det er ikke sandsynligt, at det nogensinde vil ændre sig. Det er nemt, hurtigt og kræver ikke et frimærke.
Borte er de dage, hvor du skal vente en uge eller mere for et brev eller svar i posten. Det er ikke nødvendigt at lave nødsituationer til posthuset for at veje dine konvolutter og afhente nok frimærker til regninger og bogstaver. Faktisk har mange mennesker aldrig engang adresseret en konvolut eller sendt et brev gennem det amerikanske postvæsen.
Email er blevet en af de nemmeste og hurtigste måder at kommunikere både personligt og i erhvervslivet på. Dette er blevet et sådant fænomen, at den nogensinde trofaste amerikanske posttjeneste kæmper for at finde måder at forblive i erhvervslivet.
Der er ingen overraskelse, da e-mailetiketten , der ofte kaldes Netiquette, er et varmt emne for den nuværende kultur. Emails sendes hver dag af en bred del af den amerikanske befolkning. De fleste virksomheder bruger email til at kommunikere med medarbejdere hele dagen. Næsten hver husstand har mindst en computer med internetadgang, og inden for disse husstande er moms, dads, børn, teenagere og måske endog bedsteforældre, hvor alle eller de fleste af dem modtager og sender e-mails.
Vi lever i et mikrobølgeovn, internetdrevet samfund, og ingen ønsker at tage sig tid til at skrive et langtidsbrev, selv om det er så meget mere intimt og personligt. Der er stadig mange omstændigheder, hvor e-mail fungerer bedre end snail mail.
Her er nogle etikette doser og ikke huske, når du komponerer email notater.
- Forberede. Inden du begynder at skrive en e-mail, om det er en startnotat eller et svar, skal du spørge dig selv, hvad det er, som du gerne vil kommunikere. Kort sagt, hvad er dit formål med at skrive? Når du ved, kan du læse den færdige email før du sender den ud for at sikre, at du har nået dit mål. Hvis det gør karakteren, så send den Hvis teksten er forvirrende, hård eller uklar, så må du måske begynde igen.
- Kommunikere. Husk at du kommunikerer med en rigtig person, der vil modtage denne mail. Med det i tankerne skal du adressere personen ved navn og vær respektfuld. Hvis dette er et svar på en modtaget e-mail, skal du tage dig tid til at løse eventuelle spørgsmål eller anmodninger tidligt i notatet.
- Træk vejret. Vi har alle været skyldige på et eller andet tidspunkt af at miste vores rov. Hvis du modtager en e-mail, der angriber eller forstyrrer dig, skal du ikke svare i form. Tag den høje vej og responder kun for at bekræfte kvitteringen eller tage lidt tid før du svarer, så du kan roe ned og svare med en gennemtænkt besked. Du vil aldrig svare på en e-mail (eller anden form for kommunikation) i vrede. Når vi er vrede, har vi en tendens til at sige (eller skrive) ting, som vi heller ikke mener eller ikke behøver at sige. Husk, at når din email bliver sendt, er den derude for evigt.
- Vær gennemsigtig. Din emnelinje skal være en sand repræsentation af hvorfor du kontakter modtageren. Brug sætninger, der vedrører emnet for posten. Dette er sandt, om du komponerer en forretnings- eller personlig e-mail. For eksempel, hvis du skriver en e-mail til din mor om hendes besøg i næste uge, skal din emnelinje læse noget som "dit besøg."
- Forskning. Hvis du sender en email til en forretningsforbindelse, er det passende for dig at bruge hans eller hendes efternavn og titel. Gør undersøgelsen og adresser modtageren korrekt. Præsidenten for selskabet kunne enten behandles som hr. Taylor eller præsident Taylor.
- Stavekontrol. Brug af stavekontrol er vigtig, når du kommunikerer skriftligt. Når du sender en note fyldt med fejl, kommunikerer den, at du er sjusket, eller at du ikke er opmærksom på detaljer. Prøv altid at køre stavekontrollen eller bruge et program, der automatisk korrigerer. Og læs det igen for at sikre, at de ord, du ønskede at bruge ikke blev automatisk korrigeret til noget andet.
- Korrekturlæst. Du skal tage de ekstra få sekunder eller minutter, der er nødvendige for at gøre en hurtig korrekturlæsning af enhver e-mail, du planlægger at sende. Tag denne tid til at redigere eventuelle akavede meninger eller placere manglende tegnsætningstegn.
- Se efter tone. Nogle gange kan en e-mail komme anderledes ud end, hvad du havde til hensigt. Tonen i din e-mail er meget vigtig og er lige så vigtig som din besked. Fordi dette er skrevet kommunikation, skal du sørge for, at din tone er behagelig, og at det er en sand repræsentation af, hvad du vil sige. Husk, at din modtager ikke kan høre chuckle i din stemme eller se smilet på dit ansigt. Medmindre du vil forord alt, hvad du skriver, bør du undgå ethvert sprog i den e-mail, der kan misforstås på nogen måde.
- Vær kort og sød. Prøv ikke at skrive en roman, når du sender email. De fleste mennesker virkelig ønsker ikke at læse så meget i en email. Hvis e-mailen nødvendigvis er langvarig, skal du forsøge at hjælpe modtageren ved at fremhæve nøglekoncepter, bruge punktpunkter eller opsummere emnet i åbningsafsnittet.
- Kommuniker godt. Du vil ikke forvirre din læser, så tag dig tid til at være klar og præcis i din skrivning. Hvis du emailer en ven, kan du være mere afslappet i din skrivestil. Men hvis dette er en forretningskommunikation , brug ordentlig grammatik og undgå at bruge symboler eller emojis, der får dig til at virke mindre professionel.
E-mail kommunikation er meget populær. Tag dig tid til at engagere sig i den gyldne regel, og du vil gå langt i retning af at være en poleret netiquette pro.
Redigeret af Debby Mayne