En hurtig tjekliste over, hvor længe du beholder dokumenter + Hvad skal du gøre
Papir er en smerte, og styring af et hjem arkiveringssystem kan være en træk, men nogle dokumenter, du virkelig skal hænge på, fordi du aldrig ved, hvornår du har brug for dem. Her er en primer om, hvor længe du skal holde dokumenter, og når du er færdig med dem, hvilke skal du smitte. Dette bør fungere som en hurtig reference vejledning til oprettelse og vedligeholdelse af et brugbart hjem arkiveringssystem.
Tænk først på at skære ned på mængden af papir, du modtager, og du vil ende med at rive eller filere mindre.
Det betyder at slippe af med junk mail, tilmelde dig for e-regninger og ikke acceptere flyers, kuponer, du aldrig bruger eller andre efemere du har lyst til at hænge på, når du ved, at du virkelig ikke gør det.
Hvis du virkelig kæmper med papirstop til det punkt, hvor du har lyst til at være ved at skære det , skal du nå ud til professionel, som kan lede dig gennem afkløvningsprocessen.
Det andet skridt er at sikre, at du har et godt mail management system på plads. Jo mere effektivt du håndterer den mail, du har kommet ind, desto mindre bliver du nødt til at lave en stor arkivering / shredding / genbrugssession.
Opsætning af et elektronisk arkiveringssystem
At slippe af med din papirarkivering ved at oprette et elektronisk arkiveringssystem vil spare plads og slippe af papirklodser. Det er en sejr. I dag giver elektronisk arkiveringssystem meget mening. For at komme i gang skal du have en scanner og et sted til at gemme dine filer, et mappesystem på en computer eller i skyen og en ekstern harddisk.
Opsæt generelle mapper til forskellige typer dokumenter (eksempler: husstand, skatter, auto, fødselsattester osv.) Du behøver ikke at være for præcis med at lagre dokument, da elektroniske arkiveringssystemer kan søges.
Scan derefter hvert dokument og gem dem i en mappe i henhold til indholdet.
Opbevaring af kopier af vigtige dokumenter
For dine super vigtige dokumenter rådgiver eksperter at holde kopier.
Det kan betyde, at du holder en kopi i din skylagring og en anden på en harddisk. Det kan også betyde at holde en kopi i din elektroniske arkivering og en kopi i et brandsikkert sikkert.
Gem disse dokumenter for evigt
Disse dokumenter skal opbevares for evigt:
Akademiske Records - Diplomer, transkripsioner og ethvert porteføljearbejde, der kan bruges i fremtiden, når du ansøger om et job.
Vedtagelsespapirer
Dåbsattester
Fødselsattester
Dødscertifikater - Kan være nødvendige i skatteformål.
Driverens Licenser
Beskæftigelsesregistre - Eventuelle klausuler, aftaler, disciplinære filer og resultater anmeldelser.
Ægteskab certifikater
Medicinske journaler
Militære poster
Pas
Pensions- og pensionsregistreringer
Social Security Cards
Wills
Gem for en kortere periode
Disse dokumenter kan du røre så ofte som månedligt eller ugentligt:
Bankerklæringer - 1 måned
Regninger - 1 år for noget skat eller garanti relateret, alle andre regninger skal rives, så snart de er blevet betalt.
Kreditkort regninger - Skal straks afbetales.
Hjem forbedring kvitteringer - Hold indtil hjem er solgt.
Investeringsoptegnelser - 7 år efter at du har lukket kontoen eller solgt sikkerheden.
Leasing - Hold indtil du har flyttet ud og har modtaget din indbetaling tilbage fra udlejeren.
Paychecks / Pay Stubs - 1 år, indtil du har modtaget din W-2
Salgskvitteringer - Opbevar garantiperioden. Det gælder selvfølgelig kun for større indkøb som apparater og elektronik. Jeg holder typisk kvitteringer til ting som dagligvarer og tøj kun så længe jeg ved, at jeg ikke behøver kvitteringen for retur.
Skattedokumenter - 7 år inklusive din arkivering og alle ledsagende dokumenter som W-2'er og kvitteringer.
Køretøj Records - Fortsæt, indtil båd, bil eller motorcykel er solgt.
Sådan fjerner du dokumenter
Shredding dokumenter er den vigtigste måde at beskytte dig mod identitetstyveri. (Læs mit interview med sikkerhedsekspert Jay Foley om, hvordan man beskytter dig mod identitetstyveri). Har du tænkt dig at sprænge? Den generelle regel er noget med følgende oplysninger, der skal rives: Kontonumre, fødselsdatoer, pigenavne, adgangskoder og pins, signaturer og sociale sikringsnumre.
Igen er det ingen hjernere.
Her er det grundlæggende:
Hvis dokumenter stadig er "aktive", så skal du holde fast på dem som reference og oprette et simpelt hjem arkiveringssystem. Det betyder at arkivere dokumenter efter emne og derefter makulere dem, når de ikke længere er i brug.
Hvilke dokumenter, der skal slettes
Hvis du er færdig med disse dokumenter og ikke længere har brug for dem, så er det hvad der skal rives (alt andet - ligesom papirarbejde - du kan bare genbruge).
ATM kvitteringer
Kontoudtog
Fødselsattest kopier
Annulleret og ugyldig kontrol
Kreditkort regninger
Kreditrapporter
Kørekort (udløbet)
Beskæftigelsesdokumenter, der har nogen identifikation
Forfaldne pas og visa
Investeringer konto #s
Juridiske dokumenter
Investering, aktie- og ejendomsforretninger
Varer med underskrift (lejemål, kontrakter, breve)
Bagage mærker
Medicinske og tandlægepapirer
Papir med et socialt sikkerhedsnummer
Adgangskoder eller PIN-kode
Betale stubber
Forhåndsgodkendte kreditkortapplikationer
Kvitteringer med kontonumre, kreditkortnumre eller andre identificerende oplysninger
Skatteformularer
Transkripter med identificerende oplysninger om dem
Rejseplaner
Brugte flybilletter
Utility regninger (telefon, gas, el, vand, kabel-tv, internet)
Sørg for at have et fleksibelt arkiveringssystem oprettet for at holde disse dokumenter i skak og makulere dem, når de ikke længere er nødvendige.
Alt, hvad du planlægger at holde, skal håndteres, organiseres og arkiveres. Jeg kan godt lide mit hjem arkiveringssystem.