Sådan organiseres et hjem arkiveringssystem i 7 trin

01 af 07

Sådan opsættes et papir arkivering + opbevaringssystem, der vil virke for dig for evigt

Kampen er ægte: Styring af papirer og papirklodser er pits. Derfor er det afgørende at oprette et let, gennemførligt hjem arkiveringssystem, som du rent faktisk vil bruge. I dag er det, hvad vi skal gøre sammen.

Mål

Lær hvordan du opretter et hjem arkiveringssystem, du rent faktisk vil bruge til resten af ​​dit liv. Det skal være fleksibelt for at imødekomme livsstilsændringer, og det skal være enkelt, så du rent faktisk vil holde det op.

Hvad du skal bruge

• Arkivskab eller filkasse
• Hængende filmapper (jeg kan lide disse farvede, som er afbildet ovenfor)
• Desktop filholder
• Makuleringsmaskine
• Genbrugsskraldespand
• Filmapper
• Etiket maker eller pen

Timing

Dette er et weekendprojekt. Vi anbefaler ikke at starte dette på en weeknight efter en lang dag med arbejde / skole mv. Start denne på en lørdag eller søndag formiddag bevæbnet med en kop kaffe eller te og en let's-get-this-done holdning.

02 af 07

Saml alle dine papirer sammen på ét sted

Det første skridt i oprettelsen af ​​et hjem arkiveringssystem er at korralere alle dine filer og papirer i samme rum, så du kan sortere, genbruge og makulere. At have alt på ét sted har følgende fordele:

1. Det vil holde dig fokuseret på opgaven ved hånden. Når du forsøger at udføre en opgave, du ikke er begejstret for (som arkivering), nogen undskyldning for at vandre og starte på et andet nyt projekt. Hvis du har alle dine forsyninger (opført her) og alle dine papirer på ét sted, har du virkelig ingen undskyldning, men at grave i.
2. Du bliver mere grundig. Ved at feje dit hjem op foran betyder det, at du ikke skal gentage opgaven et par uger fra nu, når du finder en glemt stak papir i vaskerummet.

Et par steder at kigge efter papirer (bortset fra dine oplagte bordskuffer, arkivskabe og mailbunke):

1. Dagligstuen. Papirer har tendens til at bunke op i stuen, fordi vi ofte ikke har en ide om hvad de skal gøre med dem. Derfor skal du altid lægge papirer, du er ikke sikker på hvad du skal gøre med endnu i min mail i boks.
2. Tasker . Rygsække, arbejdstasker, håndtasker, gym tasker og kufferter.
3. Køkkenet. Papirpæle har en måde at ende op i køkkenet. Dette skyldes, at køkkenet ofte er det første sted, vi leder til, når vi går gennem døren.

Så saml alle dine papirer og så ...

Vælg et godt sted med en hård overflade, hvor du kan oprette 5 bunker. Dette kan være køkkenbordet, værelsessengen eller dit skrivebord, hvis det er stort nok. Hvis du ikke har en overflade, der er stor nok, fungerer gulvet også.

Hvis du har så mange papirer, kan dine bunker vælte over, så brug bakker eller endda papkasser. Mærk dem for at holde dem adskilte og undgå fejl - ligesom ved et uheld at smide sidste års selvangivelser i "recycle" boksen.

03 af 07

Adskille dine papirer i fem kategorier

Nu er det tid til at komme ned til erhvervslivet. Du bliver nødt til at røre ved hvert papir og træffe en beslutning om det.

Regel: Du skal træffe beslutning om hvert stykke papir. Det går ind i en af ​​disse 5 kategorier:

1. Handling: Papirer du skal træffe foranstaltninger på og derefter kassere. Forveks det ikke med det, vi refererer til i en kategori nedenfor som "Husholdning". Husholdningsdokumenter indgives permanent. Handlingsfiler skal bruges en gang og derefter kasseres.
   Eksempler: invitationer, parkeringsbilletter, aftaleminder, lektier, regninger mv.

2. Arkiv: Papirer eller dokumenter, du skal hænge på, men du behøver ikke at referere eller bruge mere end en eller to gange om året.
   Eksempler: skatteopgørelser, lægejournaler, akademiske optegnelser, bevis på, at du deltog i jurypligten, gerninger, lejemål, kontrakter mv.

3. Husholdninger: Dette er papirer, du bruger til at holde dit hus (og livet) kørende.
   Eksempler: kuponer, opskrifter, brugerhåndbøger, kvitteringer for årets skatter, dokumenter til kommende rejser mv.

4. Genbrug: Papirer og dokumenter, der ikke falder ind i nogen af ​​kategorierne ovenfor og indeholder ingen personlige oplysninger.
   Eksempler: Junk mail, worksheets fra et seminar du ikke længere er interesseret i, aviser, magasiner, gamle lektier du ikke har brug for, brugte konvolutter mv.

5. Shred: Papirer og dokumenter, der ikke falder ind under kategori 1-3, men indeholder personlige identificerende oplysninger.
   Eksempel: Kreditkort tilbud, gamle kontoudtog, regninger mv.

04 af 07

Declutter + Slet Dokumenter og filer, du ikke længere har brug for

Din største bunke genbruges. Genbruge dem først - genstanden her er at whittle ned mængden af ​​papir du har at gøre med så hurtigt som muligt.

Dernæst makulere shredders - dette skal indeholde alt, der identificerer dig ud over dit navn og din adresse.

Alternativt er denne Guard Your ID Roller fra Container Store meget ret prissat og meget praktisk for dem der er syge af at have din shredder marmelade. På denne måde kan du simpelthen stemple over dit ID info og genbruge post og dokumenter med personlige oplysninger om dem i stedet for at blive makuleret.

Nu hvor du har kastet uønsket, er det tid til at komme ned til at oprette et system, der er:

1. Nem at bruge, så du vil faktisk bruge den;
2. Fleksibel nok til at rumme livsændringer og nye projekter; og,
3. Sikker, så når du skal finde noget hurtigt, kan du finde det.

Skønheden her er, at du kan bryde disse kategorier ned længere afhængigt af mængden af ​​papir, der kommer ind og ud af dit hjem eller kontor.

05 af 07

Opsæt en arkivfil til dit hjem arkiveringssystem

Det er ret nemt at afgøre, hvilke papirer der går i din arkivfil. Dette er de vigtigste papirer du ejer. De er bevis på, at du og din familie eksisterer, betaler dine skatter, egne hjem og biler, gradueret fra college, kan rejse uden for dit land på et pas eller visum. Hvis du er en virksomhedsejer eller ejer mere end én ejendom, bliver denne fil endnu større.

Her er en liste over grundlæggende ting at holde i denne fil:

• selvangivelser
• medicinske journaler
• akademiske optegnelser
• bevis du tjente jury pligt
• gerninger
• lejemål
• kontrakter
• pas
• så almindelige sikkerhedskort
• beskæftigelsesregistre
• dåbsattester
• livsforsikring / pension dokumenter

Gem disse papirer i en filkasse i mærkede mapper. Overvej at købe en brandsikker kasse, når du begynder at erhverve flere "ting" for at holde dig trygge.

Hold de filer, du bruger ofte (også et par gange om året) foran. Modstå trangen til at overordne dette rum, fordi hvis du bliver for specifik, gør det faktisk det sværere at finde ting, når du virkelig har brug for dem. Generelt, hvis du dipper ind i din arkivfil, har du virkelig virkelig brug for det stykke papir, så det bliver så nemt på dig selv som muligt.

Her er mine kategorier:

• Akademisk
• Bil
• Beskæftigelse
• Finansiel
• Sundhed
• ID
• Forsikring
• Ejendom

Organiser dem alfabetisk, men hold ID-filen på forhånd. Dette har ting som dit fødselsattest, pas, socialsikringskort og dåbsattest. Dette er også her, hvor du skal holde din ægteskabstilladelse.

For at gemme disse papirer, overvej stærkt en High Security Security Box, som på under $ 50, er en stor værdi *. En anden mulighed er High-Security Prescription Box. Denne ene er designet til medicinske forsyninger, men det kan nemt holde flere forskellige taber.

Du kan konfigurere din egen DIY din egen fil, eller du kan bruge FileSolutions Home Filing System.

* Hvis du mister disse filer, vil du ende med at betale meget, meget mere for at få kopier fra registratorer, bykvarterer, akademiske institutioner mv. Så $ 50 er en værdifuld og smart investering.

06 af 07

Arranger en husholdningsfil

Her er en god tommelfingerregel for, hvad du skal gemme i din husholdningsfil: Alt du måtte have brug for i fremtiden, men du behøver ikke at handle på lige nu, det tilhører ikke din arkivfil. Brug din egen Husholdningsfil (kaldet Husholdningsarbejdsbog) som et eksempel, så du får en bedre ide om, hvad du skal gemme i denne fil, og hvad der ikke skal.

Først og fremmest, i stedet for en filkasse eller bin, oprettede jeg et bindemiddel med sektioner og derefter lommer til at gemme ting som kuponer og gavekort. Du kan bruge dette bindemiddel og have sektioner til følgende:

• Kuponer / Groupons
• Gavekort
• Dokumenter til kommende rejser / rejser
• Rabatter jeg har indsendt og venter på at modtage min check tilbage
• Kvitteringer til store billetvarer som et apparat eller stort møbel
• Har en lomme til alle dine belønninger kort
• Noter og referencematerialer til kommende projekter, du arbejder på
• Opskrifter *
• Kvitteringer for skat
• Bil / hjem / lejer forsikringspolice

Du kan nok kun scanne de fleste af dem til en Evernote-konto , men så når du har brug for dem, skal du udskrive det igen, så arkiver det i denne notesbog og kald det til din husstands arbejdsbog.

* Opbevar en separat fil for opskrifter, du vil returnere en dag, men har ikke.

07 af 07

Opsæt en handling fil

Handlingsfilen er de papirer, du har brug for at gribe ind, og derefter kassere. Eventuelle dokumenter eller papir, der skal arkiveres permanent eller i længere tid (over en måned), tilhører sandsynligvis i din husholdningsfil.

Handlingsfiler er:

• Går til brug en gang og derefter kasseres eller,
• Filer, du venter på at gribe ind på.

Brug en boks til at holde disse papirer specifikt, og vi anbefaler denne boks. Vælg orange, fordi det er en prangende farve, og tanken er, at den får dig til at gå gennem kassen mindst en gang om ugen. Dette kan også fordobles som din i boks for at hjælpe med at håndtere mail .

Her er eksempler på hvad du skal beholde i din actionfil:

Indgående mail:

• Alt, du modtager i posten, går i denne fil
• Ethvert stykke papir, som nogen hænder dig, eller du tager fat i din håndtaske, går ind her

Kalenderartikler:

• Invitationer til kommende arrangementer og eventuelle anvisninger eller svarkort, der følger med dem
• Regninger til at betale og derefter makulere eller genbruge
• Tilladelse slipper for at underskrive
• Aftale om påtegning

Varer til betaling:

• Parkering billetter til at betale
• Regninger til at betale

Varer du venter på:

• Kvitteringer for alt, hvad du har købt for nylig, hvis du beslutter dig for at vende tilbage. Hvis du f.eks. Får en pakke fra Amazon, smider du pakken i denne kasse, hvis produkterne ikke fungerer, og du skal returnere den. Dito til andre pakker, du modtager.
• Kvitteringer for alt hvad du venter på. For eksempel, hvis du har indsendt en regning til dit forsikringsselskab, og du venter på refusion, går det i denne fil. Hvis du har returneret noget, og du venter på at se refusionen vises i din kontoudskrift eller på mit kreditkortregning, går det i denne boks.

Du kan bryde denne fil ned i flere kategorier, men det er nemmere at bare smide alt i denne boks og derefter gennemgå det en gang, to gange eller tre gange om ugen. På det tidspunkt kan du genbruge eller rydde alt, hvad du ikke længere har brug for, arkiver alt, hvad der hører hjemme i Arkiv eller Husholdning og handling, alt hvad der skal besvares. Målet er at holde denne fil så lille som muligt.

Men ... tricket er, at du skal gennemgå denne fil mindst en gang om ugen, helst oftere. Jeg anbefaler stærkt at tilføje denne opgave til din personlige ugentlige organisationsrutine , så du arkiverer og gemmer en relativt lille mængde papirer en gang om ugen i stedet for