Sådan administreres din mail i 5 trin

At lære at styre din mail er en overraskende skræmmende organisationsopgave, fordi du ikke kun kan visuelt organisere mail, du skal læse og røre hvert dokument for at kunne arkivere eller kassere. Den bedste vej til solid ledelse er at skære ned på mængden af ​​papir, der kommer ind i dit hjem. Læs videre, hvordan du styrer e-mail i fire trin.

• 01 af 05

  Dump the Junk

  Reducer mængden af ​​e-mail, du modtager, ved at stoppe tilstrømningsforbruget.

  Jeg sværger, om jeg nogensinde bliver tabt, finder J Crew-kataloget mig først. Skære ned på mængden af ​​junk mail, du modtager, reducerer det tidsrum du bruger til at administrere din mail. Mindre mail = mindre tid.

  Bonus: Det er godt for miljøet.

• 02 af 05

  Planlæg det

  De fleste sorterer via mail, mens de går i døren efter arbejde og ofte stopper i midten for at fjerne deres frakke eller gøre opmærksom på hvad der er til middag. Modstå trangen til at styre mail, indtil du har tid og opmærksomhed til at give denne opgave.

  Grunde:

  1. Hvis du sorterer på vej i døren, er chancerne for, at du ikke er parat til at styre din mail på det tidspunkt. Du har brug for de rigtige værktøjer (nedenfor) og opmærksomheden på at bestemme, hvordan du bruger eller kasserer hvert stykke.
  2. Rør aldrig et stykke papir mere end en gang, hvis du ikke har det også. Det gør papirhåndtering så udmattende: du skal læse det hver gang! Vent, indtil du er klar til at håndtere og kassere.

  Planlæg tid hver dag eller en gang om ugen for at organisere din mail.

• 03 af 05

  Værktøj

  Få de rigtige værktøjer til at kassere, genbruge eller svare på din mail.

  Intet lyst, men har følgende ved hånden:

  1. Shredder- Alt med identificerende oplysninger ud over dit navn og adresse skal straks rives.
  2. Genanvendelse Bin - De fleste post kan genbruges straks (tænk: kuponer, flyvere, meddelelser).
  3. Filing System & Calendar - For posten skal du handle omgående enten i fremtiden eller i fremtiden.

  Ved "ved hånden" mener jeg virkelig ved hånden. Har ikke din shredder og genbrugsbeholder i separate lokaler. Jeg styrer min mail, der står over både genbrugsbeholderen og shredderen, og så bringer jeg den mail, jeg har brug for til at gribe ind på mit skrivebord, hvor jeg har min kalender og et desktop filsystem installeret. Jeg anbefaler en separat desk top file box, samt et arkiv arkivskab til mail organisation.

• 04 af 05

  Estabish et system

  Der er 3 'slut spil' for hver post:

  1. Handling - Mail du har brug for at handle straks eller i sidste ende. Denne form for post bliver opdelt i yderligere kategorier som arkiv / reference, svar, handling osv.
  2. Genbrug - Uønsket mail, som ikke har nogen værdi for dig og ingen identificerende oplysninger om det ud over dit navn.
  3. Shred - Ethvert mail, der har nogen identificerende oplysninger om det ud over dit navn og din adresse. Dette vil omfatte sociale sikkerhedsnumre, fødselsdatoer, kreditkorttilbud osv. Ikke sikker på om du skal genbruge eller revne? Se, hvad der skal rives og læs mere om identitetstyveri: Sådan beskytter du dig mod identitetstyveri.

• 05 af 05

  Bliv ved med det

  Et par måder, jeg sørger for at holde op på:

  • Hver sort fredag ​​(det er dagen efter Thanksgiving), mens alle andre er ude af shopping, samler jeg alle de kataloger, jeg ikke længere vil modtage og kalder dem for at annullere.
  • Følg den ugentlige organisationsrutine , hvor vi administrerer mailen hver uge.
  • Du kan læse mere om, hvordan jeg administrerer mail hver dag.