Sådan prioriterer du dine opgaver

Så du har alle disse ting at få gjort hver dag, og din til at gøre listen er fuld - hvordan ved du hvad du skal gøre første, anden og tredje?

Næsten meget alle føler, at de har for meget at gøre og for lidt tid til at gøre det. Ofte er den overvældede følelse stammer fra en manglende evne til at prioritere alle de tilsyneladende presende opgaver. Hvis du har lyst til, at din opgaveliste vokser længere i minuttet, og du ikke engang ved, hvor du skal begynde, så kan du identificere, evaluere og prioritere dine opgaver.

1. Lav en liste

Før du forsøger at sortere dine forpligtelser i rækkefølge af betydning, tag dig tid til at udarbejde en omfattende liste over alt, hvad du har brug for eller vil opnå. Opdel din liste i sektioner til forskellige typer opgaver. Disse kategorier kan omfatte:

Daglige eller ugentlige opgaver

Disse er dagligdags "to-dos", som kan være personlige ( madplanlægning og købmand ) eller arbejdsrelateret (ugentligt holdmøde.) Hvis du allerede følger en daglig rutine , vil du være bekendt med disse opgaver; Hvis du ikke gør det, er det et godt tidspunkt at oprette en. Hvad du medtager kan variere - nogle mennesker vil ikke se, at de skal huske at tjekke e-mail eller købe dagligvarer, men andre vil sætte pris på de strukturerede påmindelser til at udføre bestemte handlinger på bestemte tidspunkter eller på bestemte dage.

Opgaver med deadlines

Disse skal selvfølgelig gøres på en bestemt dato og kræver forberedelse på forhånd. Eksempler kan være et skolepapir, der skyldes om tre uger eller en fest, du planlægger i seks måneder fra nu.

Disse typer af opgaver - ofte kaldet projekter - kan senere opdeles i mindre komponenter - for eksempel kan "skrivepapir" nedbrydes til at læse de relevante bøger, organisere dine noter, skrive et omrids, skrive et første udkast og så på.

Tilbagevendende opgaver

Disse forekommer ikke dagligt eller ugentligt, men de er heller ikke engangsprojekter.

Tilbagevendende opgaver kan omfatte tandlægeaftaler eller gøre dine kvartalsafgifter.

Selvmotiverede, nødvendige opgaver

Det er opgaver eller projekter, som du ved, du skal gøre, men ingen vil gøre dig. De har sjældent en indbygget tidsbegrænsning. Tænk at forbedre din lille virksomheds hjemmeside eller finde en ny primærplejeleverandør.

Selvmotiverede, ikke nødvendige opgaver

Disse er de mere fornøjelige aktiviteter, der alligevel har tendens til at falde ved vejen som andre, mere åbenlyse nødvendige opgaver skrækker dem ud. Tænk at læse for fornøjelse eller arbejde med hobbyer.

En dag Opgaver

Disse opgaver hænger i bunden af ​​din opgaveliste eller bagved i dit sind, men de behøver normalt ikke gøres snart eller nogensinde. Eksempel: Mal dine radiatorer.

2. Organiser din liste

Når du har opført alt, kan du finde ud af hvad du skal gøre først og organisere din tidsplan. (Sådan gør du det fysisk - på et ark papir, en planlægger , en app, en online kalender eller på anden måde - betyder mindre end det du vælger en metode, der virker for dig, og som du vil bruge.) Her er nogle kriterier at tænke på:

Urgent eller vigtigt

Alle opgaver kan sorteres i en af ​​fire kategorier. Urgent og vigtige opgaver skal ske først, så hurtigt som muligt; uopsættelige, men ikke vigtige opgaver kan delegeres om muligt, men hvis ikke, skal din tidsplan indeholde tilstrækkelig fleksibilitet og ekstra tid til at rumme dem, når de kommer op; vigtige, men ikke uopsættelige opgaver bør planlægges i god tid, så de ikke bliver akutte; Opgaver, der hverken er vigtige eller uopsættelige, kan potentielt elimineres, men hvis du nyder dem, skal de arbejdes ind i din tidsplan, så de ikke bliver overfyldte af mere krævende forpligtelser.

Vurder værdi

Du kan bedømme værdien af ​​en opgave på flere måder. Man kan være, om andre mennesker er påvirket, og hvor vigtige disse mennesker er til dig (godkendelse af din chef og barns velfærd, der afhænger af at du er vigtigere end, siger meningerne fra en gruppe fremmede, du er enig i at deltage i et møde.) Du kan også tildele høj værdi til opgaver, som du ser at betale sig på lang sigt, eller at du simpelthen finder givende.

En reference, du sandsynligvis vil støde på, når du læser om prioritering af opgaver, er 80-20-reglen eller Pareto-princippet, hvori det hedder, at 80% af virkningerne kommer fra 20% af årsagerne. Dette kan eller måske ikke vise sig sandt for dig, men det er en god påmindelse om at identificere, hvad du faktisk bruger tid på, og hvilken af ​​dine bestræbelser betaler sig.

Timing og fleksibilitet

En fungerende tidsplan giver mulighed for ændringer og anerkender tidsbegrænsninger. Vær realistisk, når du prioriterer og planlægger dine dage. Når du er i tvivl, overvurderer du den tid, en given opgave vil tage.

Hvis to opgaver forfalder på samme tid, vælger du at starte med, afhænger af, hvordan du arbejder bedst. Nogle foretrækker at få den enklere opgave ud af vejen for at koncentrere sig om det mere komplekse; andre vil føle sig berolige, hvis de starter på den hårdere opgave først, og få noget eller alt det gjort, før de fortsætter. Husk at du ikke behøver at tage på en opgave eller et projekt fra start til slut, før du går videre til næste - medmindre du selvfølgelig finder arbejde på den måde øger din produktivitet.

Begræns dine daglige må-opgaver til højst tre. Dagen kan også omfatte mindre opgaver, der er mere rutine eller mindre vigtige eller uopsættelige, men det vil sandsynligvis føre til stress og skuffelse.

Husk at prioriteringer kan ændre sig - hvis din chef har brug for dig til at gøre noget nu, vil din tidligere første prioritet nok blive bumped ned til anden. Det er jo mere grund til at bygge mere tid på din tidsplan for at give mulighed for fleksibilitet.

3. Batchopgaver

Batching opgaver er en af ​​de mest effektive, effektive måder at få dem til at gnage, gør-all-the-time opgaver udført. Batching betyder simpelthen, at du arbejder på samme type opgave igen og igen, før du skifter til noget andet. Det første skridt er at identificere opgaver, du gør igen og igen, og derefter oprette en enkel arbejdsgang for dem at følge. Derefter håndterer du disse opgaver på samme tid ved hjælp af denne arbejdsgang.

Batching kræver at udføre lignende opgaver, der kræver tilsvarende ressourcer i "batches" for at forbedre effektiviteten og produktiviteten. Her er nogle eksempler:

• Betal alle dine regninger på samme tid
• Åbn al din mail en gang om ugen og handling det snarere end at lade det stakke op hver dag og aldrig komme til det

Batching giver dig mulighed for at komme ind i en rille, der gør den samme opgave igen og igen, så du ikke behøver at spilde tid på at finde ud af instruktioner eller hvad du skal gøre næste gang.

4. Eliminer opgaver

Når du har opregnet alle dine opgaver og sorteret dem fra vigtigst til mindst, bliver det klart, hvilke opgaver der er nederst på listen. Disse kan undertiden delegeres til en anden, men hvis det ikke er muligt, skal du beslutte, om du skal planlægge tid for dem eller fjerne dem.

Du kan have opgaver på din liste, du ikke behøver eller endda vil gøre, men du følte presset til at tilføje på et tidspunkt (gå til gymnastiksalen, deltage i en bogklub.) Disse kan udelukkes helt.

Endelig er det muligt at simpelthen have for meget at gøre - hvis du ikke kan få alt gjort, skal du vurdere din arbejdsbyrde for at afgøre, om du bare har brug for mere øvelse ved at prioritere eller om du skal fortælle nogen, du ikke længere kan fortsætte med at lave en bestemt opgave.