Hvis du har brug for at flytte din virksomhed , er det bedste sted at begynde at planlægge, hvordan du pakker og flytter lige her. Nøglen til et vellykket træk er at opbygge nogle alliancer, der kan hjælpe med at motivere og koordinere resten af kontormedarbejdere.
Planlæg flyet
Opret en tidslinje, der giver mulighed for alle de nødvendige faser af dit træk. Du skal diskutere dette med resten af dit flytende team eller med ledere og vejledere for at sikre det er muligt.
For et lille kontor skal du have mindst tre måneder til at forberede og for et mellemstore til stort kontor, mindst seks til otte måneder. Nøglen er at starte så tidligt som muligt.
Det næste skridt er at samle alle oplysninger på det nye rum. Prøv at få blueprints eller gulvlayout, så du kan identificere nøglekomponenter som stikkontakter, lagerplads mv. Og vigtigst af alt for at bestemme det nye kontorlayout. Det er også en god ide at have en generel layoutplan for dit nuværende rum, så du kan sammenligne de to; Hvis der er områder i det nuværende kontor, der ikke virker, skal du identificere dem, så de kan løses i dit nye rum.
Lav også en liste over potentielle problemer med det nye rum, som f.eks. Et mindre modtagelsesområde eller mindre lagerområde eller måske et større åbent rum, der muligvis kræver flere kabinetter eller midlertidige vægge. Det kan være nødvendigt at ansætte tømrere eller malere, hvis vægge skal bygges eller males.
Det kunne være blevet taget op, da det nye rum blev erhvervet, men bare sørg for, at ingen yderligere konstruktion eller kosmetiske ændringer skal udfyldes før flytningen.
Saml dit team
For mellemstore til store kontorer udnævner (eller beder frivillige) nogen fra hver afdeling eller afdeling at koordinere deres særlige område.
Det kunne tildeles afdelingsleder eller leder, der så kan sikre, at hver medarbejder tager ansvar for at pakke deres skrivebord, filer og personlige genstande. For mindre kontorer kan du være alene. Hvis det er tilfældet, skal du identificere nogle få nøglepersoner, der måske kan hjælpe med at koordinere flytningen.
Dit team kan også hjælpe med at identificere aktuelle problemer med det gamle rum og give mulige løsninger til det nye kontor. Det er en fantastisk måde at indarbejde andre synspunkter på og opnå konsensus på farten, hvis nogle ikke er helt begejstrede for ændringen.
Har regelmæssige møder
I din tidsplan skal du indstille regelmæssige møder og sørge for, at medarbejderne får besked om mødeoplysninger og for at sikre, at alle ved, hvad de skal gøre for at pakke deres kontor eller arbejdsområde op . Det er vigtigt at holde alle informeret om at begrænse eventuelle bekymringer eller bekymringer; Flytning er stressende for alle involverede, især hvis beslutninger ikke meddeles.
Bestem dit budget
Hvis du har et bestemt budgetbeløb tildelt til dit flyt, er det vigtigt at identificere omkostninger, før du ansætter movers, eller endda inden du pakker den første boks.
Tildel opgaver
Få dit flytende udvalg til at oprette en liste over opgaver, der skal udfyldes, og sørg for, at de tilføjes til tidslinjen / tidsplanen.
Du kan kræve specialudbydere, som f.eks. Telefoninstallatører eller netværkstjenester. Spørg hver afdelingsleder eller vejledende, hvad der kræves fra deres område. Sørg for at fællesarealer er dækket, såsom receptionen, lobbyen og opbevaringsområderne.
En af de mest kritiske opgaver er at ansætte movers . Der er bevægende virksomheder, der specialiserer sig i kontorbevægelser. Bare sørg for at du gør din forskning, still de rigtige spørgsmål, og få virksomheden til at komme til dit kontor for at vurdere dit træk. Ligesom enhver husstands bevægelse skal du sikre dig, at virksomheden er pålidelig, og at du får den bedste service til prisen. Denne opgave kan tildeles til et par personer, der hver især ringer specifikke virksomheder og sammenligner derefter noter. Start tidligt for at sikre, at du får den bedste pris muligt.
Lav en kontaktliste
Du skal sørge for, at alle, du gør forretninger med, både leverandører og kunder, ved, at du bevæger dig.
Det er en god idé at overdrage denne opgave til en person til at overvåge. Notificerende kunder og kunder kræver specifik kommunikation rundt, hvor du flytter til, og hvordan virksomheden skal fungere under flytningen. Sådan information er afgørende for at sikre, at dine kunder ikke går andre steder for dine tjenester.