Glem ikke disse opgaver
Forberedelse til at flytte et kontor eller forretning kan være meget mere kompliceret end at flytte en husstand. Forberedelse er nøglen og sikrer, at alt på din liste er komplet, er vigtigt. Brug denne hurtige checkliste som vejledning for at holde din virksomhed på rette spor.
Bestem en tidsramme og tidsplan
Din tidsramme skal være den første ting du gør. Angiv datoen, hvor alle ting skal være ude af kontorlokalet, hvilket er din sidste udløbsdato.
Du har sikkert brug for et par dage til faktisk at flytte ud, afhængigt af hvor mange ting du skal flytte. Arbejd baglæns fra din flyttedato og lav en liste over alle de ting, du skal gøre, før lastbilerne ankommer.
Tildel opgaver og opsæt et flytteudvalg, hvis det er nødvendigt
Det er en god idé at få medarbejdere involveret i flytningen tidligt . Et flytteudvalg kan ikke kun hjælpe dig med at organisere og planlægge flytningen, men også lette overgangen til resten af personalet. Bed om udvalget at gennemgå alle opgaver og tildele roller efter behov. Da flytningen går fremad, skal du sandsynligvis tilføje opgaver til listen, og som du gør, skal du sørge for at tildele opgaver også. Der er bare for meget at gøre for at gøre det hele selv.
Opret en intern og ekstern kommunikationsplan
En intern kommunikationsplan sikrer, at medarbejderne holdes orienteret om de flytende planer, mens en ekstern plan vil holde dine kunder og leverandører opdateret om dine forretningsaktiviteter under flytningen, så du kan holde din virksomhed i drift under overgangen.
Leje Movers
Ligesom ethvert skridt tager ansættelse af gode movers tid og bør være en af de første opgaver på din liste. Få en medarbejder til at udvikle en liste over mindst fem flyttefirmaer, så sørg for at undersøge dem grundigt, inden du ansætter . Fastlæg budgettet, få citater og sammenligne tjenester på tværs af flyttefirmaer for at bestemme, hvilken en skal ansætte.
Leje Professional Packers
Hvis dit flytende budget kan understøtte ansættelse af professionelle pakker , skal du gøre det. Dette vil redde dig og dine medarbejdere fra at skulle pakke op på kontorer, der er fælles og ofte de vanskeligste steder at pakke og flytte. Medarbejdere kan blive bedt om at pakke deres skriveborde eller kontorer, da det også giver medarbejdere mulighed for at rense deres rum og slippe af med ting, de ikke behøver at flytte.
Opret en ny Office Plan og Layout
Det er her dit flytteudvalg vil være virkelig nyttigt. Det er altid svært at flytte ind i et nyt rum, men når man skal finde ud af hvor alting og alt går, tager det meget tid. Sørg for, at du ved, hvor hvert møbel vil blive placeret, og hver medarbejder skal sidde. Jo mere detaljeret planen er, desto bedre.
Tal med dine nuværende leverandører
Flytning af en virksomhed kan betyde, at tjenesteydere ændres. Tjek dine kontrakter, og beslut om, om du vil blive hos dine nuværende leverandører, eller hvis du vil se på at skifte. Du skal bestemme, hvad det nye rum vil kræve med hensyn til telefonlinjer og netværksinfrastruktur. Tal med din nye udlejer og leverandører for at sikre, at du ved, hvad det nye rum har brug for, så der ikke er et hul i service.
Eventuelt udstyr, du leaser, skal du kontakte forhandleren for at underrette dem om flytningen og hvordan du bedst kan få deres udstyr til den nye placering.
Hold medarbejderne opdateret og informeret
Et arbejde kan være svært for medarbejderne . Det kan betyde en ændring i, hvordan de pendler, og om deres pendler nu er længere end før flyturen. Hvis du flytter til et mindre rum, skal medarbejderne vide, hvordan kontorer vil blive tildelt og hvad deres nye rum vil se ud. Medarbejdere bør informeres på alle trin i processen. Prøv at holde en flytende tidsplan på køkkenbordet eller andet fælles rum, så folk kan se, hvordan tingene skrider frem, og hvad der forventes af dem som medarbejdere.