Meddelelseskontroliste til din flytning
Flytning af et kontor er kompliceret. Med så mange ting at gøre, er det nemt at overse mindre, men vigtige opgaver. For at holde kontoret på rette spor, skal du bruge følgende tjekliste vejledning, der sikrer, at intet bliver forladt.
Også gennemgå let checkliste over vigtige opgaver for at hjælpe dit kontor flytte.
Notify Virksomheder og Flyttekunder
Følgende detaljerede underretningsliste kan bruges sammen med artiklen Opdater forretningsoplysninger inden du flytter.
Brugt sammen, vil du opdage, at du har dækket alle dine baser.
Du bør også lade dine kunder vide, om du vil lukke overhovedet under bevægelsen eller reducere dine timer. Dette vil være et kritisk varsel for at sikre, at kunderne ikke er frustrerede, hvis din dør er låst. At kende på forhånd, når du er åben for forretning, vil spare dig for mange opkald og kunden fra at gå til din konkurrent for service. Med andre ord, lad dine kunder kende din plan for at servicere dem under overgangen.
Kunder og kunder
Det er en god ide at lade din kundebase vide om flytningen først, helst mindst en måned før flytningen skal ske. Giv oplysninger om den nye placering, enten ved at sende et formelt brev eller en email med kort vedlagt eller vedhæftet til alle i din virksomheds database. Eller i tilfælde af en detailbutik, skal du placere et kort og anmelde tegn på hoveddøren og give en lille flyer med hvert køb.
Indsend oplysningerne på din webside med nemme at følge anvisninger og eventuelle oplysninger, der vil holde dine kunder tilbage. dette kunne omfatte et "move-in" -salg eller en officiel åbningsfest.
Tjenesteudbydere, leverandører og regeringsagenturer
Underretningstjenester og leverandører, som din virksomhed bruger regelmæssigt.
Det kan omfatte en printer, kurér, kontorforretning eller internetudbyder.
Banker og forsikring
Bankerne vil kræve anmeldelse tidligt; du bliver nødt til at ændre adressen på virksomhedskontroller, derefter få kontrollen udskrivet, underrette kreditkortselskaber og andre finansielle institutioner eller tjenesteydere. Du kan bestemme, at din virksomhed ville have gavn af at overføre virksomhedsregnskaber fra en bank til en anden eller fra en filial til en anden; Tal med din bankrepræsentant om tjenester, der er tilgængelige i den nye lokalitet / kvarter.
Forsikringsselskaber skal også anmeldes tidligt. De skal vurdere det nye rum og give dig et nyt estimat, hvis det er relevant. Det er en god tid at tale med din forsikringsselskab om at flytte forsikring og hvad du skal sikre, at dit kontor er beskyttet.
Skift indgående telefonbeskeder
Sammen med opdatering af virksomhedsoplysninger og markedsføringsmaterialer er der andre måder, hvorpå du kan sikre offentligheden lære af det kommende træk. Tilføj en meddelelse til telefonsvareren / telefonsvareren med angivelse af datoen for flytningen, hvor du flytter til, og hvordan dette kan påvirke tjenesten. Giv også kontaktoplysninger til de kunder, der måtte have særlige bekymringer.
Har medarbejderne også ændret deres direkte kontorpostpostlinje med informationer på farten og den nye adresse. Igen er det en nem måde at minde om flyttekontakter og informere dem, der ikke er i kontaktdatabasen for ændringen.
Skift din signaturlinje
Tilføjelse af en meddelelse i e-mail signaturlinjen for alle medarbejdere sikrer, at hver e-mail, der sendes ud, minder om modtageren af det kommende flyt. Dette er en fantastisk måde at nå individer, der ikke er i kontakt med virksomheden.
Stempel Udgående Korrespondance
Køb et rødt frimærke, der angiver "Note New Address"; Frimærker kan normalt købes hos en kontorforretning. Frimærke opdateret brevpapir for at sikre, at modtagerne er opmærksomme på adressebevægelsen. Bemærk, at dette underretningstrin muligvis ikke finder anvendelse, før flytningen er færdig.
Telefon
Dette bør være det første værktøj, du kontakter om dit træk; du vil sikre dig, at din virksomhed forbliver åben under flytningen, eller at der er så lidt afbrydelse som muligt. Lad telefonselskabet vide, hvornår flytningen er, og bede om, at telefonerne installeres og klar til at operere på den nye placering dagen før din flyttedato, for blot at sikre, at systemet er i gang med din flyttedato.
Bed virksomheden om at oprette et call-forward-system, der er effektivt til dagen for dit flyt. Hvis din virksomhed ændrer telefonnumre, bedes du anmode om, at der tilføjes en rådgivning til dit gamle nummer, så opkaldere kender til telefonnummerændringen. Når du er flyttet, er det en god idé at ringe dit gamle nummer for at sikre, at tjenesten er på plads. Sørg også for, at dit nye forretningsnummer og adresse opdateres i den næste telefonbog og bibliotek.
Postkontor, e-mail og sociale mediekonti
Indsend posthuset på dit flyt og sørg for at få posten videresendt i et par måneder efter flytningen. Som tidligere nævnt tilføjes en flyt meddelelse til medarbejder signatur linjer forud for flytningen og følger også flytningen; post-move signaturen skal bede modtageren om at notere adresseændringen og kontaktoplysningerne.
Endvidere bør regelmæssige kurerfirmaer, der afhenter og afleverer, også få besked om adresseændringen og eventuelle ændringer af tjenester.